Készletek, ahogyan legjobban szeretnénk
Legyen szó akár termelő, akár kereskedő cégről, mindenkinél felmerül a kérdés, hogy a meglévő készletek mennyisége optimális-e, milyen értékben tartalmaz felszabadítható készleteket, mennyire tudja helyesen követni a cég igényeit. Amikor készletproblémákról beszélünk, akkor alapvető tény, hogy a túlkészletezés problémát jelent, de sokan nem fordítanak figyelmet arra, hogy az alulkészletezés esetenként nagyobb problémákat is okozhat. Persze mint minden téren, itt is az optimum megtalálása a cél, de ez nem merül ki abban, hogy eladjuk az elfekvő készleteinket. A készletek vizsgálata több irányból szükséges, s nem csak egyszerű számokat kell vizsgálnunk, hanem az egyes értékek egymáshoz való viszonyát is. Mindemellett fontos tárolnunk, hogy egy adott termék esetében mik azok a készletszintek, amelyek az optimalizálás rögös útján segíthetnek minket.
Az ár hatalma
Amikor az általunk értékesített termékeknél a raktárkészletet tervezzük, első lépcsőben mindenki kiszámolja, hogy milyen mértékben szeretne az adott cikkből eladni, aztán a periódusonkénti (heti, havi) fogyást vizsgálva megszorozza azt valamilyen tényezővel, így állítva fel egy minimumkészletet. Az olcsóbb termékek esetén túlkészletezhetünk, míg a drágábbak esetén alulkészletezhetünk ilyen megfontolásokból. Elérhetjük, hogy úgy áll pénzünk olcsóbb készletek raktározásában, hogy azt az összeget egy könnyebben eladható termék kárára kötöttük le.
Beszerzési idő
A készletek optimalizálását sokan arról az oldalról közelítik meg, hogy amiből sokat adok el, abból kell, hogy legyen készlet, hogy ki tudjam szolgálni az ügyfeleket. Pedig ha nem termelésről van szó, akkor a készletszintek meghatározásakor az egyik alapvető szempont, hogy tudjuk, az adott termék – vagy annak helyettesítő terméke – mennyi idő alatt szerezhető be leggyorsabban. Minél hamarabb beszerezhető egy termék, annál kevesebb készlet felhalmozása szükséges, hiszen az én ügyfelem is gyorsan kiszolgálható. Ha olyan termékcsoportokkal dolgozunk, amelyek szélsőséges beszállítási idővel rendelkeznek, akkor mindenképp felül kell vizsgálnunk, hogy milyen módon tudjuk a csoporton belüli termékeket pozícionálni. Egyik ügyfelem olyan termékek kereskedelmével foglalkozik, amelyek egy része távol-keletről érkezik, átlagosan három hónapos tengeri és szárazföldi szállítással, míg egy másik márkájú, de azonos tudású és minőségű termék három nap alatt beszerezhető. Számolnunk kell azzal, hogy a távol keletről érkező termékből sokat kell vásárolnunk ahhoz, hogy egyáltalán a gyártó kiszolgáljon minket, komoly forgótőke szükséges a megvásárlásához és készleten tartásához is – cserébe olcsóbb az ár, több profit várható a termék értékesítéséből. De mielőtt az ilyen döntéseket – Dagobert bácsihoz hasonlatosan, a szemünkben csillogó dollárjelek bűvöletében – meghozzuk, érdemes megvizsgálnunk az eladhatóságot, a várható fogyási volument és megtérülési időt. Sok esetben egy gyorsabban beszerezhető konkurens terméken több profitot realizálhatunk, kiküszöbölve a szállítási idő alatt nem termelő befektetést és a magas raktározási kamatterhet.
Amikor nem (csak) rajtunk múlik
Egyik elemzésem során egy gyógyszergyártó és forgalmazó cég adatait vizsgáltam, ahol meglepődve tapasztaltam, hogy egy adott gyógyszerfajtából az általunk kiszámított optimális készletszint több, mint nyolcszorosa található raktáron. Rögtön megbélyegeztem az adott terméket, mint túlkészleteket felhalmozó cikket, aztán az egyeztetések során kiderült, hogy – bár igazam van abban, hogy többet tartanak belőle, mint ami az ő forgalmukhoz szükséges – nem tarthatnak belőle kevesebbet, mivel van egy olyan népegészségügyi rendelet, amely törvényi szinten írja elő nekik, hogy ebből a termékből mennyit kötelesek raktáron tartani. Ilyenkor nem tehetünk mást, mint nyugtázzuk, hogy vannak a cég érdekein túlmutató rendelkezések, amiket előbbre kell sorolnunk a piaci igények vizsgálatánál. Fontos valamilyen módon megjelölni az ilyen termékeknél, hogy a minimális készlet milyen megfontolásból, vagy milyen szabályozás miatt került beállításra.
Optimális készletszint ≠ minimális készletszint
Sokan beleesnek abba a csapdába, hogy a minimumkészletet tekintik optimálisnak, hiszen annál jobb, minél kevesebb van raktáron. De ez nem igaz! Ha valamiből kevesebb van, mint kellene az ugyanolyan rossz, mint ha sokkal több van. A célunk az igények kiszolgálása, ez a kulcs: a készletoptimalizálás szerepét másképp kell értékelni az értékesítési szempontból fontos, nagy volumenben eladott termékeknél, mint a kevésbé kelendőknél. Fontos tényező a partner is, akiket kiszolgálunk: igenis vannak olyan ügyfeleink, akiknek akár túlkészletezés árán is meg kell felelnünk, míg olyanok is, akiknél nem akkora tragédia, ha nem tudjuk azonnal kiszolgálni. A kontrollingnak mindenképpen szükséges eloszlás-analízisek segítségével meghatározni az egyes területeket és differenciáltan meghatározni a készletezési szükségleteket. Rossz példaként említhetném azt az ügyfelemet, aki a vállaltirányítási rendszer által ajánlott készletszinteket átgondolás nélkül alkalmazta: így fordulhatott elő, hogy fénymásolópapír és sajtos perec mindig volt a cégnél, de ügyfelek pártoltak át a konkurenciához, mert nem tudta őket kiszolgálni igényeik szerint. Jó hír, hogy elemzéseink segítségével átalakították készleteiket, és visszaszerezték ügyfeleiket. Igaz, sós perec helyett néha pogácsát kínálnak a vendégeiknek.
Mihez kezdjünk a számokkal?
Fontos tudnunk, hogy a főbb készletekkel kapcsolatos mutatószámok legenerálásánál egyedi, termékcsoportonként, vagy akár termékenként változó stratégiát alakítsunk ki, hogy minél pontosabb értékeket kapjunk. Egy jól tervezhető fogyással rendelkező cikk esetén használjuk a megszokott algoritmusokat, számítsuk ki a biztonsági, rendelési, jelzési és maximum készletszinteket, amiket a vállalatirányítási és a döntéstámogatási rendszerben felhasználva tényleg optimális készletszintünk lehet. Ezekre alapozva figyelmeztethet minket a rendszer, amikor rendelést kell leadnunk (esetleg automatikusan meg is teszi azt), vagy amikor el kell kezdenünk a beszerzési folyamatot, esetleg túllépjük a határt. A sztochasztikus értékesítési szórással rendelkező termékeknél mindenképpen vizsgáljuk meg az egyedi készlettervezés lehetőségeit és azok alapján állítsuk be a mutatószámokat. Figyeljünk oda az előrejelzési algoritmusok által generált értékekre, azokat ellenőrizzük rendszeresen, mert sokszor tévútra vihetnek minket. Az egyedi értékesítési ciklusokkal rendelkező termékek esetén pedig nyugodtan hagyatkozzunk a tapasztalatainkra, illetve a múltbéli értékesítési adatok vizsgálatára. Ahol szezonalitást látunk, azt mindenképpen vegyük figyelembe: nem szükséges a karácsonyfa időbeli eloszlásának tervezéséhez komplex algoritmusokat használni, de a kontrolling rendszerek használata nagyon fontos információkat adhat arra vonatkozólag, hogy alacsony vagy magas, rövid vagy hosszú tűlevelű, esetleg sötét- vagy világoszöld fenyőket tárazzunk be a parkoló melletti ketrecbe.
Fontos tehát, hogy a készletek optimalizálásakor a döntéstámogatási és kontrolling rendszerek segítségével elkülönítsük a termékeinket tervezhetőség (előrejelzés, konstans fogyás, folyamatos trendek vizsgálata), periodicitás (szezonidőszakok figyelése termékspecifikusan), beszerzési lehetőségek (beszállítási idő, beszállítók lehetséges száma) és a raktárunkhoz kapcsolódó mutatószámok (beszerzési költségek, raktározás kamatterhe, feldolgozási idők) szerint. Ezek meghatározása után tényleg optimális lehet a készletünk! Miben segíthet még egy ilyen rendszer? Forgási sebesség növelése, készlethiány és túlkészletezés elkerülése, raktározási költségek csökkentése, termeléskiesés vagy ügyfélvesztés.
