Eddigi döntéstámogatási analíziseim során a beszállítók értékelésének mindkét végletével találkoztam. Volt olyan cég, aki a beszállítóit – azokat is, akiknek teljesítménye és minősége a cég mindennapjait befolyásolta – egyszerű, fejben tartott módszerrel értékelte: „Ismerem Pistát, még sosem volt vele gond”, vagy „Ennek a fickónak olyan fura a füle – keressetek inkább mást”. Sokszor el sem jutott hozzá az információ, hogy Pista nyeregben érezve magát többször is napokat késett a szállítással, amihez nagyban hozzájárult, hogy Pista pálinkája igazi kerítésszaggató volt, ami mellett nehéz volt erre koncentrálni. A konkurenciát nem is akarta mérni, hiszen már a füle sem biztató, holott gyermekkorától birkózott, s pontosan a sport nevelte őt pontossá és részletekre is figyelő vállalkozóvá.
A másik véglet az a cégvezető volt, aki papírfeldolgozó vállalat élén állva azt is mérte, hogy az irodai kávégép feltöltését végző cég értékesítője reggel vagy este hozza az újabb szállítmányt, illetve mindig a jobb minőségű tejport szállítja-e hozzá. A titkárnők és adminisztrátorok ízlelőbimbóinak kellemes bizsergése fontos, de az erre elvesztegetett idő és kapacitás talán más területen jobban kamatoztatható lett volna.
Amikor a legfontosabb kérdést, a „miért”-et feltettem, sok helyen mosoly, vagy egyszerű széttárt karok jelentették a választ. „Miért szeretné értékelni a beszállítókat?” Ha erre egy alkalmazott felelt, akkor elmondta, hogy a főnök kéri, vagy kell a minőségbiztosítási jelentésbe, de sokszor felső szinten sem értették meg igazán, hogy miért kell ezt mérni és hogyan lehet felhasználni a kapott eredményeket. Kevesen akartak meghozni olyan döntéseket az értékelések alapján, ami egyes beszállítóknak kellemetlen lehet, pedig sokszor krónikus problémák méregfogát lehet kihúzni ezzel. A lényeg mindig az, hogy a kapott információkat olyan módon dolgozzuk fel, hogy az segítsen meghozni egy olyan döntést, amivel cégünk hatékonyabban képes elvégezni a feladatait.
Az természetesen az én feladatom volt, hogy segítsek meghatározni azokat a szempontokat, amelyek mentén az értékelések elvégezhetők. Viszont az ehhez szükséges adatokat a vállalatirányítási rendszernek kellett szolgáltatnia – ami valljuk be, csak akkor adja vissza ezeket, ha rögzítettük. Komoly háttérrel és forgalommal rendelkező cégeket kellett rávennünk arra, hogy a bevételezések során pontosan rögzítsék a mérésekhez szükséges adatokat. Volt, akinél ez könnyen ment, de volt, akinél háborgás kísérte, sokszor feltéve a „minek?” kérdést is.
Milyen mutatószámok alapján mérjünk?
Fontos leszögezni, hogy akár még egy cégen belül is változó lehet a mérési módszer attól függően, hogy a beszállító által gyártott vagy szállított termék vagy alkatrész milyen szerepet kap saját gyártásunk vagy értékesítésünk során.
Egyszer láttam egy dokumentumfilmet napjaink leggyorsabb szériaautója, a Bugatti Veyron gyártási folyamatairól. Az autót két részben gyártják le, majd az első és hátsó tömböt mindössze 14 titánium csavarral szorítják egymáshoz, melyek darabja 100 dollárba kerül. A luxus rajongóinak bizonyára fontos a bőrülés varrásához használt cérna színe is, de annak árnyalatvesztése mégsem okoz akkora tragédiát, mint mondjuk egy hibás csavar, ami 400 km/óra felett bizony kellemetlen meglepetést okozhat. A csavarok beszállítóját sokkal fontosabb mérnünk, mint a varrócérnáét, ugye? De mi van, ha mindkét terméket ugyanattól vásároljuk?
Míg a klasszikus beszállító-elemzések magára a partnerre koncentráltak, addig ma már sokkal fontosabb, hogy a partnert ne általánosságban mérjük, hanem azoknak a termékeknek a beszállítási paraméterei alapján, amelyek a mi cégünk működésében a legfontosabb pozícióban vannak. Ha a szolgáltatási fokukat ennek tükrében mérjük, merőben más, de sokkal élethűbb mérőszámokat kapunk partnerünket illetően.
Amikor egyik barátom monitort vásárolt a számítógépéhez, akkor jó magyar szokás szerint az egyik ár-összehasonlító weboldal segítségével megtalálta azt a boltot, ahonnan legolcsóbban megvehette az áhított terméket. Amikor több beszállítót versenyeztetünk olyan termékek esetében, amelyek gyártója más volt, akkor az ár sokat számít, bár hozzáteszem, ha garanciális probléma merül fel a Nevenincs Kft-től vásárolt monitorral, akkor könnyen elveszítjük a réven, amit megnyertünk a vámon. Ilyenkor a termékhez kapcsolódó szolgáltatás mérése, a beszállító megbízhatósága a fontos szempont, amit szintén rögzítenünk és mérnünk kellene sok esetben. Ha pedig a beszállítónk saját maga gyártja a terméket, nos, ott a minőséget az ár elé kell helyeznünk, mert a saját termékünk megbízhatósága ugyanannyi, mint a leggyengébb alkotóelem megbízhatósága. Ezért használnak a Bugattinál titánium csavart kötözőzsinór helyett.
Akkor most érkezik a kérdés, hogy melyik módszert alkalmazzuk?
Azt mondom mindegyiket, amit csak lehet. De nem akárhogy! Ha mérni tudjuk a beszállítót szállítási pontosság, árképzés, minőségi kifogások, szubjektív benyomások alapján, akkor ezt tegyük úgy, hogy súlyozzuk a kapott mutatószámokat! Ha számunkra a minőség fontos, annak adjunk nagyobb súlyt, ha a szállítási pontosság, akkor azt súlyozzuk erősebben. De legyünk modernek és a beszállító értékelésekor a vásárolt termék alapján végezzük a számításokat, igenis súlyozzuk a termékeket is a tevékenységünkben elfoglalt pozíciójuk szerint! A szükséges információkat rögzítsük rendelési tételenként beérkezéskor, hogy a későbbiekben összegezni tudjuk azokat! Váljunk meg azoktól, akik miatt kétszer is leállt a gyártósor, legyünk elnézőek azokkal szemben, akik késve hozzák a kávét az irodába, de legfőképpen motiváljuk és ismerjük el azokat, akik a legmagasabb szinten teljesítenek a cég működését alapvetően befolyásoló anyagok tekintetében. Ha tudjuk, rögzítsük szubjektív véleményünket is pontszámokká formálva. És végül, de nem utolsósorban ne hagyjuk, hogy egy üveg finom pálinka összemérhető legyen pénzügyi veszteségeinkkel és problémáinkkal.
Mit hoz a mérési eredmény a konyhára?
A cél nem csak az, hogy mérjük a partnereink teljesítményét, hanem sokkal inkább az, hogy ezeket a mérési eredményeket fel is használjuk. A kvalitatív beszállítók esetében elég a beszállított termékeket ritkábban ellenőrizni, ezzel időt és pénzt takarítunk meg. A pontosan szállítók esetében elég később rendelnünk, hiszen ki tudjuk számítani a beérkezés idejét, nem keletkeznek felesleges raktározási költségek, valamint a rendelési költségeket is optimalizálhatjuk. A kedvező áron szállítókkal pedig szoros és hosszú távú együttműködést tudunk kialakítani, amelynek segítségével sok pénzt takaríthatunk meg. De nézhetjük más szemszögből is: amikor ártárgyalásról, szállítási volumenek egyeztetéséről vagy költségekről van szó, egy pontos elemzés adatai négy ászt adnak a kezünkbe a pókerparti során, hiszen mindenre tudunk reagálni.
Egy jól működő döntéstámogatási rendszer segítségével olyan információkat kaphatunk, amelyek segítségünkre lesznek a mindennapi problémák megoldásában és elősegítik, hogy helyes döntéseket hozzunk. Átláthatóvá teszi a beszállítói folyamatokat és az eredmények mérése is automatikus lesz.
Ne feledjük: „A siker kulcsa sok jó döntés, a bukásé egy rossz.”
